Régua de Cobrança na Locação: Estratégias para Prevenir e Minimizar a Inadimplência na sua Imobiliária

Sabemos que a inadimplência é um problema que afeta muitas imobiliárias, gerando prejuízos financeiros e prejudicando o relacionamento com os Clientes. Por isso, é fundamental adotar estratégias eficientes para reduzir a taxa de inadimplência e manter um bom relacionamento com os seus Clientes. Uma dessas estratégias é a implementação da régua de cobrança.

O que é régua de cobrança?

A régua de cobrança é uma sequência de ações que são tomadas antes e após o vencimento do boleto, com o objetivo de lembrar o Cliente do pagamento e incentivá-lo a regularizar a sua situação. Essa sequência pode incluir diferentes canais de comunicação, como: e-mail, mensagem de texto, ligação telefônica, entre outros. Para implementar uma régua de cobrança eficiente, é importante seguir alguns passos:

Passo 1 – Definir a régua de cobrança

Definir uma régua de cobrança bem estruturada, com prazos e meios de comunicação definidos. É importante que a régua de cobrança seja clara, objetiva e siga um cronograma. Aqui está um exemplo de régua de cobrança com 5 interações/passos para uma Imobiliária:

1. Primeiro contato: após o vencimento da fatura, a imobiliária deve entrar em contato com o locatário por telefone ou e-mail, lembrando-o sobre o atraso e solicitando que o pagamento seja efetuado o mais breve possível.
2. Segundo contato: se o pagamento não for efetuado após o primeiro contato, a imobiliária deve enviar um e-mail ou carta formal, informando ao locatário que o aluguel está em atraso e solicitando que o pagamento seja realizado imediatamente. Nesse momento, a imobiliária deve informar as consequências do não pagamento, como multas e juros.
3. Terceiro contato: se o pagamento ainda não for efetuado após o segundo contato, a imobiliária deve entrar em contato com o locatário por telefone ou e-mail, solicitando uma reunião presencial para discutir a situação. Nessa reunião, a imobiliária deve oferecer soluções para que o pagamento seja regularizado e definir um prazo para que isso aconteça.
4. Quarto contato: caso o locatário não compareça à reunião ou não cumpra o acordo estabelecido, a imobiliária deve enviar uma notificação extrajudicial, informando ao locatário que o contrato de locação será rescindido caso o pagamento não seja efetuado dentro de um prazo determinado.
5. Quinto contato: se o pagamento ainda não for efetuado após a notificação extrajudicial, a imobiliária deve buscar assistência jurídica para ingressar com ação de cobrança judicial, buscando assim a quitação do débito e a rescisão do contrato de locação.

É importante lembrar que cada imobiliária pode ter sua própria régua de cobrança, com os seus tempos entre cada ação, adaptando-a às suas necessidades e objetivos, e que a cobrança deve sempre ser feita de forma ética e profissional, respeitando os direitos do locatário.

Passo 2 – Garantir uma comunicação humanizada, clara e objetiva

É importante que a comunicação seja amigável, para evitar constrangimentos e conflitos, pois vai abordar um assunto delicado. Nesta fase, podem ser inseridas informações sobre a dívida, opções de pagamento e prazos para regularização da situação. Confira uma dica de padrão de linguagem de comunicação para o Primeiro contato:

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Passo 3 – Meio da comunicação

Utilizar diferentes canais de comunicação: existem vários canais de comunicação que podem ser utilizados para executar uma régua de cobrança em uma imobiliária, e é importante escolher os canais que são mais adequados para o seu público-alvo e objetivos. 

Alguns clientes podem preferir receber mensagens de texto pelo WhatsApp, enquanto outros podem preferir receber e-mails ou telefonemas. Por isso, é importante oferecer diferentes opções de comunicação, para que o Cliente possa escolher a opção que melhor atenda às suas necessidades.

Alguns exemplos de canais de comunicação que podem ser utilizados são:

• E-mail: o e-mail é um canal rápido e eficiente para entrar em contato com o cliente e enviar lembretes de pagamento e notificações de cobrança.
• Telefone: o telefone é uma boa opção para fazer um contato mais pessoal com o cliente e oferecer soluções personalizadas para a sua situação financeira.
• SMS: o SMS é um canal rápido e direto para enviar lembretes de pagamento e notificações de cobrança, e pode ser uma boa opção para clientes que preferem comunicações mais breves e objetivas.
• Carta: a carta é uma opção mais formal e pode ser utilizada para enviar notificações extrajudiciais ou comunicados oficiais.
• Aplicativos de mensagens: aplicativos de mensagens, como o WhatsApp, podem ser uma opção para clientes que preferem comunicações mais informais e pessoais, mas é importante tomar cuidado com a privacidade do cliente e evitar o envio de informações confidenciais.

Importante: a escolha dos canais de comunicação deve levar em conta as preferências e necessidades do seu público-alvo, e é importante manter uma comunicação clara, objetiva e profissional em todos os canais utilizados.

Passo 4 – Monitoramento

Monitore a eficácia da régua de cobrança e faça ajustes quando necessário: isso pode ser feito por meio de relatórios de acompanhamento, análise de resultados e feedback dos Clientes. Com o tempo, a régua de cobrança pode ser aperfeiçoada e tornar-se ainda mais eficiente na redução da inadimplência.

A implementação da régua de cobrança pode trazer resultados significativos para as imobiliárias, reduzindo a taxa de inadimplência e mantendo um bom relacionamento com os Clientes da locação. É uma estratégia eficiente, que vem sendo aplicada no mercado imobiliário.

Além de estruturar o seu processo de régua de cobrança, é necessário pensar na automatização deste processo que, se executado manualmente, pode consumir muito tempo, dar margem a erros e perda de prazos. E com a nossa plataforma você poderá definir fluxos personalizados e mensagens específicas para cada situação, auxiliando de forma eficiente e prática na execução das cobranças. Além disso, o sistema é capaz de realizar as ações de forma automática, o que otimiza o tempo da equipe e aumenta a efetividade da cobrança por e-mail e WhatsApp.

Descubra como a Plataforma Imoalert simplifica e customiza sua Régua de Cobranças:

1. Personalizamos mensagens (padrão) de e-mail, notificações para o i-Mob (aplicativo do inquilino) e textos destinados ao WhatsApp
2. Estabelecemos regras precisas de envio e horários de disparos
3. A partir daí, a Plataforma faz o seu trabalho, enviando automaticamente a comunicação, conforme as regras e horários previamente estipulados

É importante ressaltar que a implementação da régua de cobrança na administração da locação deve ser realizada de forma responsável e ética, respeitando os direitos dos Clientes e mantendo um bom relacionamento com eles. Como dito anteriormente, a comunicação deve ser sempre humanizada, clara e objetiva.

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Até breve!